ホワイトボードを使って朝会を改善した話

投稿者: | 2019年12月1日

この記事は GMOアドマーケティング Advent Calendar 2019 1日目の記事です。

はじめに

こんにちは、
GMOアドマーケティング 開発本部 本部長のクリスです。
インフラチームのマネージャーも兼任してます。
前回、業務効率を向上させるため、Google Cloud Functionsを使ってSlackで依頼されたタスクを自動的にRedmineに登録する仕組みを紹介しましたが、今回はインフラチームで実施している朝会について紹介したいと思います。

現在朝会で使ってるホワイトボードを見せるとこんな感じ


なるべくMTGを減らして開発に時間を使いたいですが、
業務を遂行するにあたってインフラチームでは以下のような会議体をやってます。

名称 頻度/時間 目的
朝会 毎日/15分以内 デイリー進捗確認と困ってることの解消
定例 週に1回/60分 重要案件の進捗確認、課題の深掘りと議論、チーム運営など
KPT 週に1回/30分  業務改善

今までの朝会は、エンジニアごとに着手しているタスクを付箋に書き出してホワイトボードに貼り、各自下記内容を発表していくというスタイルでした。
・昨日の業務内容
・今日の業務予定
・困っていること

改善前のホワイトボードは以下のようなイメージ

ホワイトボード
ある日KPTを行っているとき、
・朝会が朝会になってない、定例レベルになっている気がする
・特定のメンバーのために使う時間が長い
・タスクをいつまでに終わらせる予定なのかわからない
といった朝会に関するProblem(問題)がたくさん出てしまいました。
そこでTry(改善)することにしました。

朝会の目的に立ち戻って意見を集約した結果、
2つの内容にフォーカスをあてることにしました。
・タスクの進捗確認
・困っていることの解消

また時間が立つと、報告がぶれてしまう心配の声もあったので、
目的に沿って報告しやすいようにホワイトボードの使い方も変えてみました。

改善後のホワイトボードはこんなイメージ

ホワイトボード
主なポイントは以下の通りです。
ホワイトボードには当月を週で分けた欄と次月・次々月の欄を用意し、
タスクの期日にあわせて該当コマに付箋を貼る。
報告者は下記について簡潔に報告していくという流れです。
・昨日実施したタスク
・今日実施予定のタスク
・タスクがオンスケジュールかどうか
※オンスケジュールでない場合は簡潔に理由を説明し、付箋をリスケ先に移動する
・困っていること

注意点として、朝会ではなるべく深掘りしないようにしています。
時間が掛かるような話なら、朝会が終わった後にメンバーを限定して行うよう心掛けています。
また、工数の大きいタスクをなるべく一週間で終えるボリュームに分割したほうが運用しやすいと感じています。

最後に

これからもKPTを通して朝会を改善していくと思いますが
機会があればまたこのブログを通じて皆さんと共有できればと思います。

クラウドエンジニア絶賛募集中
弊社ではGCPを活用したインフラ構築、運用を積極的に行っています。
もし興味あればぜひご応募ください。
カジュアル面談でもOKです。

明日は、T.Oさんによる「xcframeworkを作成する(第1回)」です。
引き続き、GMOアドマーケティング Advent Calendar 2019 をお楽しみください!

■エンジニア採用ページ ~福利厚生や各種制度のご案内はこちら~
https://www.gmo-ap.jp/engineer/
■Wantedlyページ ~ブログや求人を公開中!~
https://www.wantedly.com/projects/199431
■エンジニア学生インターン募集中! ~就業型インターンでアドテクの先端技術を体験しよう~
https://hrmos.co/pages/gmo-ap/jobs/0000027